Recopilación de información: métodos interactivos.

Recopilación de información: métodos interactivos.

Clase 21 de Octubre del 2011

1. ¿Qué tipos de información debe buscarse en las entrevistas?

En la entrevista usted necesita obtener las opiniones de los entrevistados y su parecer acerca del estado actual del sistema, metas organizacionales y personales y procedimientos informales.

2. ¿Mencione los cinco pasos en la preparación de una entrevista?

• Leer los antecedentes.
• Establecer los objetivos de la entrevista.
• Decidir a quién entrevistar.
• Preparar al entrevistado.
• Decidir el tipo de preguntas y la estructura.

3. ¿Defina lo que significan las preguntas abiertas de una entrevista. Mencione ocho beneficios y cinco desventajas de usarlas?

• Pregunta abierta: Las preguntas abiertas de una entrevista le conceden a las entrevistadas opciones abiertas para responder. La respuesta puede ser de dos palabras o dos párrafos.
• Las ventajas son las siguientes:
• Hacen que el entrevistado se sienta a gusto.
• Permiten al entrevistador entender el vocabulario del entrevistado, el cual refleja su educación, valores, actitudes y creencias.
• Proporcionan gran cantidad de detalles.
• Revelan nuevas líneas de preguntas que pudieron haber pasado desapercibidas.
• Hacen más interesante la entrevista para el entrevistado.
• Permiten más espontaneidad.
• Facilitan la forma de expresarse al entrevistador.
• Son un buen recurso si el entrevistador no está preparado para la entrevista.
• Sus desventajas son:
• Podrían dar como resultado muchos detalles irrelevantes.
• Posible pérdida del control de la entrevista.
• Permiten respuestas que podrían tomar más tiempo del debido para la cantidad útil de información obtenida.
• Dan la impresión de que el entrevistador es inexperto.
• Podrían dar la impresión de que el entrevistador "anda de pesca" sin un objetivo real en la entrevista.

4. ¿Cuándo es apropiado el uso de preguntas abiertas en una entrevista?

Es apropiado cuando queremos obtener información detallada, ya que esta opción permite al entrevistado exponer libremente sus ideas, siendo las respuestas mucho más amplias.

5. ¿Defina lo que quiere decirse con preguntas cerradas de una entrevista. Mencione seis beneficios y cuatro desventajas de usarlas?

Pregunta Cerrada: Las preguntas cerradas de una entrevista limitan las opciones de los encuestados.

Las ventajas son las siguientes:

• Ahorrar tiempo.
• Comparar las entrevistas fácilmente.
• Ir al grano.
• Mantener el control durante la entrevista.
• Cubrir terreno rápidamente.
• Conseguir datos relevantes.

Las desventajas son:

• Aburren al entrevistado.
• No permiten obtener gran cantidad de detalles [debido a que el entrevistador proporciona el marco de referencia para el entrevistado].
• Olvidar las ideas principales por la razón anterior.
• No ayudan a forjar una relación cercana entre el entrevistador y el entrevistado.

6. ¿Cuándo es apropiado el uso de preguntas cerradas en una entrevista?

Las preguntas cerradas limitan las opciones de respuestas posibles. Es apropiado cuando se trata de ahorrar tiempo, comparar la entrevista fácilmente, ir al punto mantener el control durante la entrevista y conseguir datos relevantes. Pero esto hace que el entrevistado pierda relación entre el entrevistador y el entrevistado.

7. ¿Qué es una pregunta de sondeo? ¿Cuál es el propósito de utilizar preguntas de sondeo en las entrevistas?

Corresponde al tercer tipo de pregunta y son aquellas que nos dan un poco de más. El propósito de esta pregunta es ir mas allá de la respuesta inicial para conseguir mayor significado y ampliar la opinión del entrevistado.

8. ¿Defina el significado de estructura de pirámide. ¿Cuándo es útil emplearla en las entrevistas?

Corresponde a una estructura de entrevista que comienza con las preguntas más específicas y termina con las preguntas generales. Esta estructura se utiliza cuando el entrevistado necesita motivación para profundizar en el tema o cuando se busca un opinión.

9. ¿Defina el significado de estructura de embudo. ¿Cuándo es útil emplearla en las entrevistas?

Esta estructura es todo lo contrario a la de pirámide ya que en este caso se comienza con las preguntas generales y se termina con las específicas. Es un método deductivo que proporciona forma simple a la hora de empezar una entrevista. Resulta útil cuando el entrevistado tiene opiniones fuertes sobre el tema.

10. ¿Defina el significado de estructura de diamante. ¿Cuándo es útil emplearla en las entrevistas?

Es la estructura del resultado de las dos combinaciones de las estructura de pirámide y de diamante ya que esta implica en empezar de manera muy específicas, en la cual después se examine aspecto generales y se concluye con preguntas especificas nuevamente.

11. ¿Defina el diseño conjunto de aplicaciones [JAD]?

Es una técnica o proceso usado en el Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas para elicitar requerimientos de Sistemas de información para una compañía. Le técnica JAD también incluye enfoques para mejorar la participación de los usuarios, agilizar el desarrollo y mejorar la calidad de las especificaciones.

12. ¿Liste las situaciones que justifican el uso de JAD en lugar de las entrevistas personales en la organización?

Los grupos de usuarios están intranquilos y quieren algo nuevo, no una solución común a un problema típico.

La cultura organizacional apoya los métodos conjuntos de resolución de problemas entre diversos niveles de empleados.

Los analistas prevén que la cantidad de ideas generadas por medio de las entrevistas uno a uno no será tan abundante como la cantidad de ideas que se podrían obtener de un ejercicio en grupo.

El flujo de trabajo de la organización permite la ausencia de persona importante durante un periodo de dos a cuatro días.

13. ¿Mencione los beneficios potenciales de usar el diseño conjunto de aplicaciones?

Hay cuatro beneficios potenciales que usted, los usuarios y su equipo de análisis de sistemas deben considerar cuando evalúen la posibilidad de usar el diseño conjunto de aplicaciones.

• Es el ahorro de tiempo sobre las entrevistas tradicionales uno a uno.
• La posibilidad de mejorar el concepto de propiedad del sistema de información.
• Es el desarrollo de diseños creativos.
• Está la posibilidad de un desarrollo rápido a través de JAD.

14. ¿Liste las tres desventajas potenciales de usar JAD como una alternativa a las entrevistas personales?

• La primera desventaja es que JAD requiere que todos los participantes dediquen una gran cantidad de tiempo.
• Se manifiesta si la preparación para las sesiones de JAD es inadecuada en cualquier aspecto o si el informe de seguimiento y la documentación de especificaciones están incompletos.
• Las habilidades y cultura que requiere la organización no se hayan desarrollado lo suficiente para permitir el esfuerzo concertado indispensable para ser productivo en un escenario JAD.

15. ¿Qué tipos de información busca el analista de sistemas a través del uso de cuestionarios o encuestas?

Recopilación de información que permite a los analistas de sistemas estudiar las actitudes, creencias, comportamiento y características de muchas personas importantes en la organización que podrían resultar afectadas por los sistemas actuales y los propuestos.

16. ¿Mencione cuatro situaciones que hacen apropiado el uso de cuestionarios?

• Las personas que necesita encuestar se encuentran en ubicaciones dispersas.
• Una gran cantidad de personas está involucrada en el proyecto de sistemas, y es importante saber qué proporción de un grupo dado aprueba o desaprueba una característica específica del sistema propuesto.
• Está haciendo un estudio preliminar y desea medir la opinión general antes de que se determine el rumbo que tomará el proyecto de sistemas.
• Desea tener la certeza de que en las entrevistas de seguimiento se identificará y abordará cualquier problema relacionado con el sistema actual.

17. ¿Cuáles son los dos tipos básicos de pregunta que se usan en los cuestionarios?

• Las abiertas.
• Las cerradas.

18. ¿Mencione dos razones por las cuales un analista de sistemas debería utilizar una pregunta cerrada en un cuestionario?

• Cuando el analista de sistemas puede listar eficazmente todas las posibles respuestas a la preguntas.
• Cuando todas las respuestas listadas son mutuamente excluyentes, es decir, que al elegir una se impida la elección de cualquier de las demás. 

19. ¿Mencione dos razones por las cuales un analista de sistemas debería usar una pregunta abierta en un cuestionario?

• Cuando redacte preguntas abiertas para un cuestionario, anticipe que tipo de respuesta obtendrá.
• Debe ser suficientemente específica para guiar al encuestado a responder de una manera particular.

20. ¿Cuáles son los siete lineamientos para elegir el lenguaje del cuestionario?

• Use el lenguaje de los encuestados siempre que sea posible. Utilice una redacción sencilla.
• Esfuércese por ser específico en lugar de divagar en la redacción. También evite las preguntas demasiado específicas.
• Haga preguntas breves.
• Evite la parcialidad en la redacción. Evitar la parcialidad implica también evitar preguntas ofensivas.
• Dirija las preguntas a los encuestados adecuados.
• Asegúrese de que el aspecto técnico de las preguntas es preciso antes de incluirlas.
• Use software para verificar que el nivel de redacción de las preguntas sea apropiado para los encuestados.

21. ¿Defina el significado de escalamiento?

Es el proceso consistente en asignar números u otros símbolos a un atributo o característica con propósitos de medición.

22. ¿Cuáles son los dos tipos de información o escalas más utilizados por los analistas de sistemas?

Por lo general, los analistas de sistemas utilizan dos diferentes formas de escalas de medición:

• Las escalas nominales.
• Las escalas de intervalos.

23. ¿Para qué se utilizan las escalas nominales?

Las escalas nominales se utilizan para clasificar cosas.

24. ¿Dé un ejemplo de escala de intervalos?

Un ejemplo típico de las escalas de intervalos iguales esta dado por las escalas termométricas. Entre 23 y 24 grados centígrados, por ejemplo, existe la misma diferencia que hay entre 45 y 46 grados.

25. ¿Cuándo debe usar escalas de intervalos el analista?

La escala en ambos extremos al analista podría dar por sentado que el encuestado percibirá que los intervalos son iguales. Si el analista de Sistemas hace esta suposición, puede realizar un análisis más cuantitativo.

26. ¿Defina qué es la confiabilidad en la construcción de escalas?

Mide la consistencia. Si el cuestionario se aplica una vez y a continuación se aplica nuevamente bajo las mismas circunstancias y en ambos casos se obtienen los mismos resultados.

27. ¿Defina qué es la validez en la construcción de escalas?

Es el grado en que la pregunta mide lo que el analista pretende medir.

28. ¿Mencione tres problemas que pueden ocurrir debido a la negligencia en la construcción de escalas?

• Condescendencia.
• Tendencia central.
• Efecto de halo.

29. ¿Mencione cuatro acciones que se pueden tomar para asegurar que el formato del cuestionario propiciará una buena tasa de respuesta?

• Deje bastante espacio en blanco.
• Proporcione suficiente espacio para escribir las respuestas.
• Facilite a los encuestados que marquen con claridad sus respuestas.
• Mantenga un estilo consistente.

30. ¿Qué preguntas deben ponerse primero en el cuestionario?

Colocar primero las preguntas más importantes para los encuestados.

Agrupar los elementos de contenido similar.

Incorporar primero las preguntas menos polémicas.

31. ¿Por qué deben agruparse las preguntas sobre temas similares?

Usted necesita que los encuestados se sientan lo más cómodos e interesados posibles con las preguntas que les haga, sin que los abrume algún tema en particular.

32. ¿Cuál es el lugar apropiado para colocar las preguntas polémicas?

Cuando el que entrevistado se sienta seguro con el que le está haciendo las pregunta en este caso el entrevistador.

33. ¿Mencione cinco métodos para la aplicación de cuestionarios?

• Citar al mismo tiempo a todos los encuestados.
• Entregar personalmente los cuestionarios en blanco y recogerlos cuando estén terminados.
• Permitir a los encuestados que llenen el cuestionario por sí mismos en su trabajo y que lo dejen en una caja colocada en algún punto central.
• Mandar por correo los cuestionarios a los empleados de las sucursales e indicarles una fecha límite, instrucciones y enviarles sobres con envío pre pagado para que devuelvan los cuestionarios llenos.
• Aplicar el cuestionario a través de correo electrónico o la Web.

34. ¿Qué consideraciones son necesarias cuándo los cuestionarios se aplican mediante Internet?

• La aplicación electrónica del cuestionario vía Internet constituye una manera de llegar rápidamente a los usuarios.
• Los costos de duplicación son mínimos, además el encuestado puede responder cuando lo prefiera y sus respuestas se pueden recopilar y almacenar automáticamente por los medios electrónicos.
• Los encuestados tienen disposición para responder preguntas a través del Internet sobre temas muy delicados.